Administración do tempo/Desaproveitando o tempo

Estragadores de tempo exteriores

1. Excesivo fluxo de papeis.
2. Teléfono.
3. Visitantes.
4. Reunións.
5. Fallas de comunicación.
6. Políticas e procedementos.
7. Información. (Falta / exceso)

Posibles solucións

Axenda

• Citas.
• Proxectos.
• Actividades por realizar.
• Marcar actividades en (A) Urxentes e Importantes, (B) Importantes Non Urxentes ou (c) Urxentes Non Importantes.

Uso do teléfono

• Antes de chamar, planifica a conversación.
• Filtra e agrupa as chamadas por facer, trata de apartar un tempo específico para chamadas.
• Trata de acurtar a parte social das conversación, vai directo ó gran e permanece nel.
• Se a conversa se estende innecesariamente, busca escusas para cortala.
• Establece períodos de tempo nos cales non recibirás chamadas senón só en casos de emerxencia.

Correspondencia

• Escribe menos, usa máis o teléfono.
• Escribe respostas a cartas e memos, anotando as respostas á marxe e enviándoas de volta.
• Emprega o reverso dunha carta ou memo como copia de respostas usando o papel carbón, elimina documentos e queda todo rexistrado na mesma folla.
• Elimina palabras, frases e parágrafos innecesarios.
• Pensa antes de escribir, planea o que queres expresar.
• Usa o estilo claro, conciso e orientado a feitos.
• Ó escribir usa palabras sinxelas.
• Non revises unha e outra vez en nome da perfección, cando os beneficios son poucos ou inexistentes.

Interrupcións e visitantes inesperados

• Prevé un tempo diario para visitantes inesperados e interrupcións.
• No permitas que certos visitantes inesperados tomen asento.
• Recibe ós visitantes fóra da túa oficina.
• Non contribúas a conversacións innecesarias.
• Promove citas en vez de permitir visitas inesperadas.
• Aprende a dicir non, especialmente cando che preguntan ¿Tes un minuto?.

Reunións

• Desalenta e prescinde das reunións innecesarias.
• Pregúntate se a reunión é realmente necesaria. ¿Unha conversación telefónica tería o mesmo efecto? ¿É necesaria a miña presenza?.
• Fíxate un límite de tempo e axústate a el.
• Prepárate para a reunión, resiste ás interrupcións, mantente no tema.
• Minimiza as conversacións intranscendentes. Non contribúas a conversacións innecesarias.

Estragadores de tempo interiores

• Falta de prioridades.
• Falta de plans.
• Obxectivos non claros.
• Adiar o quefacer.
• Intentar facer moitas cousas á vez.
• Falta de autodisciplina.
• Falta de habilidade e coñecementos.

Solucións

• Reflexión
• Decisión
• Disciplina
• Non renderse ata ter desenvolvido novos hábitos