Administración do tempo/Eficiencia na oficina

Efectividade do tempo na oficina

Na nosa oficina regularmente encontramos traballando a outras persoas, as cales é moi posible que non utilicen o seu propio tempo efectivamente. Peor inda, é posible que malgasten o tempo dun e lle frustren os seus esforzos de diversas maneiras. É por isto que debemos de transformar a nosa oficina nunha plataforma para a acción efectiva.

Arranxo da oficina

O tempo pode desaproveitarse imperceptiblemente se a área de traballo non está ben organizada.

A túa oficina debe estar organizada de acordo ás funcións que desempeñas. O equipo e os materiais que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. A comodidade física e a satisfacción estética son factores importantes. Probablemente camiñases pola túa oficina e te sentises deprimido pola desorde: grandes pilas de papeis, cuncas de café sen lavar, po e lixo, deficiente iluminación, etc. ¡Cambia iso! É sorprendente o mellor que se senten todos cando a oficina se encontra arranxada e en orde.

A boa iluminación é especialmente importante para evitar o cansazo ocular e as dores de cabeza.

O escritorio debe encontrarse libre de papeis, agás o do traballo específico que teñas entre mans. Iso convídate a pensar nunha soa cousa á vez. A concentración é unha gran aforradora de tempo.

Dá unha mirada obxectiva ó teu escritorio a próxima vez que te sentes ante el. ¿Hai enriba un revolto de papeis, cartas e cartafoles? Se un se desleixa, a desorde créache un sentimento de anguria, cuxo resultado é tensión e frustración. Como primeira medida, avía o escritorio e pon os cartafoles en orde, para reducir a cantidade de tempo necesaria para buscalos.

Unha vez que o teu escritorio estea ordenado, verifica que estea organizado de tal maneira que non gastes tempo buscando cousas como bolígrafos, clips, regra, lapis, tesoiras, follas, etc. Lembra unha vez máis a sabia regra tradicional: un lugar para cada cousa e cada cousa no seu lugar.

Ordenar o teu escritorio debe converterse nun hábito. Un escritorio ben ordenado é o alicerce para o traballo de mañá.

Interrupcións

As interrupcións non podemos eliminalas, moitas delas son esixencias. Non obstante un debe planear con miras a minimizar a cantidade de interrupcións indesexables. Unha hora de traballo concentrado brinda máis resultados ca catro horas fragmentadas debido a chamadas ou visitas inesperadas.

O ser humano é unha criatura de ciclos, e en xeral é coherente nos períodos que constitúen o seu tempo óptimo. Algunhas persoas son “matutinas” e poden pensar mellor de seis a nove das mañá. Outras, son “aves nocturnas” e os seus cerebros non funcionan ata a saída das lúa. Non hai ningunha vantaxe entre ser unha cousa ou a outra, o importante é que cada un protexa ese tempo.

Os proxectos e tarefas máis difíciles deben programarse de ser posible, durante o tempo óptimo persoal. Deste xeito atenderémolos durante os períodos de máxima eficiencia.

Para isto nos podemos propoñer horarios nos cales non faremos nin recibiremos visitas, de modo que poidamos contar con horas de traballo ininterrompido. Estes horarios poden ser preferentemente pola mañá, ó iniciar os nosos labores, ou ó termo da nosa xornada, pois neses momentos as esixencias dos demais son mínimas.

No caso do teléfono, podemos realizar as nosas chamadas por quenllas, a fin de dedicar ese tempo específico ó seu uso, un "tip" que pode axudarnos é o facer as nosas chamadas antes do xantar ou antes do final do día, xa que a xente soe ser menos faladora e vai directo ó gran.

É importante resaltar que a persoa que máis interrompe o ritmo da túa xornada de traballo non é o teu xefe; es ti mesmo. Todos en ocasións desexamos vehementemente ser interrompidos. Usualmente cando estamos acometendo un traballo difícil ou desagradable, é un pracer ser interrompido. Un espera a que soe o teléfono, ou subitamente o tomamos para falarlle a un colega sobre un asunto que non ten importancia, e de paso interrompemos a outra persoa. “Non, non, nada urxente... só estou chamando para charlar”.

Outras formas de interromperse persoalmente son: facendo café, deixando un proxecto e acometendo outro, parolando cos compañeiros de oficina, etc.

É importante tomar en conta que ó recuperarse dunha interrupción toma máis tempo que a interrupción mesma.